Brukermanual for Karlsøyfestivalens koordineringsapp

Sist oppdatert 14. juli 2026.

Appen samler all koordinering av bidrag (band, kunst og teater, barn og unge, politikk, workshops) på ett sted, og erstatter det gamle regnearket. Denne manualen dekker det du trenger for daglig bruk. Appens grensesnitt er på engelsk; knappenavn står i anførselstegn under.

Tanken bak

Appen fordeler ansvaret desentralisert. Hvert bidrag har egne ansvarlige for de ulike delene, som hovedkoordinering, teknisk, mobilisering, overnatting, transport og økonomi. Meningen er at alle som har ansvar for et område holder aktivt styr på bare sitt eget område og oppdaterer det som gjelder der, i stedet for at én person skal sitte med alt i et regneark. Ansvaret ligger nært den som faktisk gjør jobben.

Samtidig er statusen felles og synlig for alle. Farger og statusbrikker på forsiden gjør at du raskt ser hvor et bidrag står, uten å måtte spørre. Slik slipper du å følge med på andres oppgaver til daglig, men du har full innsikt når du trenger den, for eksempel når overnatting og transport skal planlegges i sammenheng. Du forholder deg aktivt til ditt eget, og har oversikt over alt.

Logge inn

Appen ligger på karlsoy-koordinering.onrender.com. Alle kan lese, men for å redigere må du være innlogget. Første gang får du en engangslenke fra festivalens administrator (delt på Signal, SMS eller e-post) der du setter ditt eget passord og visningsnavn. Deretter logger du inn under «Log in». Lagre gjerne adressen som bokmerke, så slipper du å lete etter lenken senere.

Har du glemt passordet, velg «Forgot password» og skriv inn e-posten din. Administrator får da beskjed i appen og sender deg en ny lenke manuelt, så det kan ta litt tid før den kommer. Appen sender ikke e-post automatisk, og derfor deles lenker for hånd.

Første gang appen åpnes etter en stille periode, kan den bruke opptil ett minutt på å våkne.

Oversikten (Overview)

Forsiden viser alle bidrag som kort. Hvert kort viser tittelen, deltakerne, kategorien, hvem som er ansvarlig for de ulike delene, hvor deltakerne bor, og status. Fargene betyr det samme overalt: grønt er avklart, rødt betyr at noe gjenstår, og gult er et varsel (for eksempel «under 18» eller manglende plassering).

Søkefeltet øverst filtrerer lista mens du skriver, og treffer på deler av ord, ikke bare hele. Det er et fritekstsøk som leter overalt i bidraget: tittel, beskrivelse og motivasjon, kontaktperson, alle ansvarlige, deltakernavn, kontaktinfo, overnattingssteder, samt kommentarer og notater. Skriver du for eksempel et navn eller et stikkord fra en kommentar, dukker bidraget opp. Ved siden av kan du filtrere på «Needs attention» (bidrag der noe fortsatt er åpent) eller «Suitable for kids», eller vise alle med «All».

Sorteringen har tre valg. «Title» gir én samlet liste i alfabetisk rekkefølge. «Category» grupperer bidragene etter kategori i fast rekkefølge (Music, Art & Theater, Children & Youth, Politics, Workshops & Other), med en overskrift og et antall for hver gruppe. «Responsible» grupperer etter hovedansvarlig, og bidrag uten en ansvarlig havner nederst. Innenfor hver gruppe er bidragene sortert alfabetisk på tittel.

Kortene er også snarveier. Klikk på et deltakernavn for å se alle bidragene personen er med på. Statusbrikkene Technical, Transport, Lodging og Mobilisation er knapper som tar deg rett til bidragets kort på den tavla, ferdig utvidet, og Program-brikken tar deg til programdagen bidraget spilles. Den første, grå brikken viser hvor langt bidraget er kommet: Accepted, Contacted, Confirmed, Contracted, Programmed eller Paid out — det lengste fullførte sjekkpunktet.

Klikk på selve kortet for å folde det ut. Da vises hele bidraget rett i lista, og du redigerer alt der uten å gå til en egen side. Bare ett kort er åpent om gangen; åpner du et nytt, lukkes det forrige. Nettleserens tilbakeknapp lukker også kortet.

Redigering og lagring

Alt lagres automatisk mens du jobber, omtrent ett sekund etter at du slutter å skrive. En liten statuslinje nederst viser «Saving…» og «All changes saved», så du alltid ser hvor du står. Det finnes ingen lagre-knapp, og du kan trygt bla videre eller lukke fanen; det du har skrevet blir tatt vare på. Hver lagring lagres i en versjonslogg, slik at en administrator kan rulle et bidrag tilbake til et tidligere tidspunkt om noe blir feil.

Bidraget del for del

Øverst i Overview-seksjonen ligger tittel, kategori, hovedansvarlig, «Suitable for kids», beskrivelse og motivasjon. Skriver du en nettadresse i et tekstfelt, blir den automatisk klikkbar; flere adresser skilt med komma blir én lenke hver. Google Drive-lenker (for eksempel bilder fra open call) åpnes i en forhåndsvisning oppå siden, med en «Download»-knapp og «Open in Drive» — du forlater aldri appen. Esc lukker.

Deltakere (People). Her legger du inn hver person. Den første i lista er bidragets kontaktperson; rediger det første feltet for å bytte kontakt. Hak av «Under 18» og velg alder for mindreårige; da settes bidragets «under 18»-merke av seg selv. Nederst har hver person én avgiftsstatus for deltakeravgiften (600 kroner): Outstanding (har ikke betalt — dette er utgangspunktet), Paid (har betalt selv) eller Accredited (festivalen dekker avgiften). Bare Outstanding-personer trekkes i utbetalingen når trekket er slått på i økonomidelen. Er kontaktpersonen en som ikke kommer til festivalen (for eksempel en manager), hak av «Not part of the travel party» under navnet — da telles ikke personen med i overnatting, transport eller avgift, men står fortsatt som kontakt.

Samme person på flere bidrag. Ligner et navn på en deltaker i et annet bidrag, spør appen «Is [navnet] the same person as on …» med en avhuking per bidrag. Bekreft, så behandles de som én person: «betalt», «akkrediterer» og navnet holdes i synk, og reisen følger personen. Har personens andre bidrag samme folk, oppdateres reisen der direkte (også felt som var fylt ut). Har et bidrag andre folk i tillegg, spør appen om endringen gjelder dem også — «ja» oppdaterer hele bidraget, «velg hvem» legger reisen som eget segment (Extra travel) for personen og de du velger. Senger plasseres bare ett sted: en person i seng på ett bidrag vises som «housed via …» på de andre og trekkes fra behovet der, og havner noen i seng to steder, varsler appen om dobbeltbooking. Er det ikke samme person, trykk «Not the same person», så spør ikke appen igjen. Appen kobler aldri navn på egen hånd — det er alltid du som bekrefter.

Ansvarlige. Bidraget har egne ansvarlige for hovedkoordinering (Main), teknisk og mobilisering, og de tre listene er uavhengige av hverandre. Du velger fra en liste eller legger til en person med «+ Add person». Administratorer kan fjerne folk fra listene under «Manage».

Sjekkpunkter (Checkpoints). De fem stegene Mail sent, Confirmed, Contract, In program og Paid out viser hvor langt bidraget er kommet. «In program» settes automatisk når bidraget ligger i programmet, og «Paid out» styres fra økonomidelen — de tre første haker du av selv.

Aspektene dekker hvert sitt område:

Technical: tekniske behov, status og ansvarlig.
Transport: ankomst og avreise med dato og klokkeslett (tider er i Tromsø-tid) i hver sin kolonne, med hvert sitt felt for den lokale etappen — «Tromsø → Karlsøya» under ankomsten og «Karlsøya → Tromsø» under avreisen. Som standard gjelder reisen hele reisefølget — du trenger ikke velge hvem. Reiser gruppa delt, huk av «Split up the travel party» (vises når følget er flere enn én), så åpnes Travel party-velgeren og egne segmenter. Huker du av bryteren igjen, velger du hvilken reise som skal gjelde alle (hovedreisen, et segment eller «New choice» for å fylle inn på nytt) — de andre segmentene slettes ved bekreft. Haker du av «Self organized», skjules resten, men ankomst- og avreisekolonnene blir stående, siden festivalen planlegger overnatting og logistikk rundt dem.
Lodging: antall personer og hvor de bor. Antallet hentes automatisk fra People-lista; skriv et tall for å overstyre, tøm feltet for å gå tilbake. Som standard bor hele reisefølget samlet: velg bare stedet, uten navn. Skal folk bo på ulike steder, huk av «Split up lodging», så får du plasseringer med sted og navn per rad. Huker du av bryteren igjen, velger du hvilket sted som skal gjelde alle (eller «New choice» for å velge på nytt) — de andre plasseringene slettes ved bekreft. «Self organized» betyr at artisten ordner overnatting selv — kommentarfeltet er fortsatt åpent for notater.
Economy: honorar, reisekostnad og eventuelle trekk, samt utbetaling. Avgiftstrekket gjelder bare personer med status Outstanding i People-lista — betalte og akkrediterte er unntatt. Bidrag med samme kontaktperson kan samles til én utbetaling.
Mobilisation: hvor bidraget er promotert. Kortet blir grønt når det er publisert på hjemmesiden, og får en liten grønn prikk for hver av Facebook, Instagram og Mastodon. Her ligger også «Public link»: lenken til en fyldig presentasjon (artikkel, artistside e.l.) som blir «Les mer» på festivalsidens program.

Alle datofelt er begrenset til juli og august.

Program

Under «Program» bygger du festivalprogrammet dag for dag. Bare scener som har innslag den valgte dagen vises; nye poster legges til med «+ Add slot», som lister alle scener. Klokkeslettene endres direkte på posten; dag og scene endres via «Edit». Overlapper to poster på samme scene, merkes begge med «overlap», og en post som både krysser midnatt og varer over fire timer får «check times» — det betyr som regel at sluttiden er skrevet feil. Du kan også planlegge et bidrag rett fra bidragssiden. Når en koordinator som ikke er administrator flytter eller fjerner en programpost, må endringen godkjennes av en ansvarlig eller en administrator; ved fjerning blir posten stående til den er godkjent. Slike ting dukker opp som varsler i bjella.

Hele programmet vises fortløpende på festivalens nettside med et «Foreløpig program – endringer kan komme»-varsel. Når programmet er klart, én til to uker før festivalen, huker dere av «Programme confirmed» øverst på Program-siden — da forsvinner varselet. Endringer i programmet når nettsiden innen omtrent ti minutter.

Varsler (bjella)

Bjella øverst til høyre samler varsler til deg. Du blir varslet når noen nevner deg i en kommentar (skriv @ og navnet), og når det er en program-endring du skal godkjenne. Skriver du @ og ditt eget navn, minner du deg selv på noe. Administratorer får også forespørsler om nytt passord her, med en ferdig lenke å dele.

For administratorer

Under «Admin» legger du til hvem som får logge inn, gjør folk til administratorer og håndterer tilgangsforespørsler. Siden e-post ikke sendes automatisk, deler du invitasjons- og passordlenker manuelt med «Copy invite link» og «Copy reset link». Her ligger også versjonsloggen med mulighet til å rulle et bidrag tilbake.

Under utvikling

Appen er under stadig utvikling, og noe kan endre seg fra gang til gang. Feil, mangler og forslag til forbedringer er velkomne, og legges inn i egen kanal på Discord. Da blir de fanget opp og tatt med i det videre arbeidet.